Comment calculez le coût réel de vos bureaux ?

08Nov

Outre le loyer facial, le locataire d’un espace de bureau prend généralement en charge :

  • les dépenses courantes d’eau, de gaz et d’électricité,
  • les dépenses d’entretien et de réparations courantes : appareils de chauffage, compteurs, sanitaires, volets extérieurs, peintures intérieures et extérieures, jardins, etc.
  • les dépenses d’équipement de la copropriété : frais d’ascenseurs ou des charges du personnel d’entretien des parties communes,
  • les impôts, taxes liés à l’usage du bureau :

- Le précompte immobilier (P.I.). A Bruxelles, il représente en moyenne +/-41 % du revenu cadastral indexé.
- La taxe sur les surfaces non résidentielles, ou plus simplement « taxe régionale bruxelloise ». Elle s’élève à 8,7 € par m² par an au-delà des 300 premiers m² sans excéder 14 % du R.C. réévalué (ordonnance du 23 juillet 1992).
- À Bruxelles, chaque commune a développé son propre règlement de taxe sur les bureaux. Elle s’élève en moyenne à 14,55 euros par m2 par an, en moyenne.
- Au-delà d’un certain nombre d’emplacements de parking par immeuble, il est possible que vous deviez payer des taxes sur ces parkings excédentaires, variant de 250 à 450 euros/an par emplacement, selon la zone.

 

Les loyers des locaux professionnels sont exprimés en €/m²/an, hors taxes et hors charges. Cette formulation n’englobe pas les autres coûts : garantie, assurances, enregistrement du bail,…

 

1.      L’indexation annuelle du loyer

Votre contrat mentionnera les conditions de cette indexation : elle est habituellement annuelle au choix, à date d’anniversaire de la signature du contrat ou à une date prévue dans le contrat. L’indexation du loyer suit la variation de l'indice officiel des prix à la consommation (actuellement l'indice santé).

 

2.      Le dépôt de garantie

Le dépôt de garantie correspond généralement à 6 mois de loyer hors taxes hors charges à payer d’avance, mais il peut par convention porter sur un autre montant, fixé par les deux parties.

2 formules sont possibles : soit sur un compte bloqué, soit sous la forme d’une garantie à première demande d'un organisme bancaire (garantie bancaire).

 

3.      Les assurances

Soit le locataire assure sa responsabilité (incendie), soit il contribue à l’assurance conclue par le bailleur avec abandon de recours par l’assureur contre le locataire.

Le locataire est également tenu d’assurer le contenu du bureau.

 

4.      L’enregistrement du bail

L’enregistrement du bail protège le locataire vis-à-vis du nouveau propriétaire. Une fois enregistré, le bail est opposable à tous. Cela signifie qu’en cas de vente ou de donation de l’immeuble, le nouveau propriétaire devra respecter le bail enregistré au même titre que l’ancien propriétaire. En revanche, il sera libre de mettre fin au bail non enregistré.

L’enregistrement des baux non affectés à l’habitation est payant et à charges du locataire. Le droit d’enregistrement est fixé à 0,2 % de la base imposable, c.-à-d. les montants cumulés des loyers et des charges imposés au locataire pour toute la durée du bail.

 

5.      Autres frais à considérer

  • Les frais de déménagement.
  • La facture d’abonnement internet.
  • L’entretien des équipements (photocopieuses, imprimantes, machines à café).
  • Les frais d’aménagement : décoration, remise en état (pouvant être négociée avec le bailleur), équipement ou raccordement technique et ameublement.

 

On le voit, le vrai coût de la location excède largement celui du loyer. D’où l’intérêt de travailler avec des experts, comme Trevi Corporate, qui accompagnent les entreprises en recherche de bureaux à la location et adaptent leurs propositions à votre besoin et votre capacité de financement.